Повышение продуктивности

Повышение продуктивности: Если зайти практически на любой сайт, посвященный развитию карьеры и ориентированный на предпринимателей и профессионалов, то можно найти множество статей о продуктивности и приоритизации задач. Ищете ли вы советы по расстановке приоритетов, определяете секреты высокой производительности или пытаетесь стать более дисциплинированным, на просторах интернета вас ждут многочисленные списки, сайты с вдохновляющим контентом, истории тех, кто смог достичь своих целей, а также тех, кто полностью их провалил. Однако всю эту информацию можно свести к одному единственному инструменту, позволяющему эффективно расставлять приоритеты и значительно улучшать продуктивность.

Ничто так не способствует успеху, как сам успех

Повышение продуктивности: Как понять, что в этой фразе заключается тот самый секрет достижения успеха? Многие люди проверили его эффективность на себе. Будь это учебные или рабочие задачи, расстановка приоритетов или управление собственным бизнесом, этот простой принцип может помочь справиться с любыми целями. Когда окружающий мир находится в постоянном движении и каждое действие кажется важным, именно простые решения зачастую оказываются наиболее эффективными.

Повышение продуктивности: Определение четких приоритетов избавляет от бессмысленной работы, автоматически повышая продуктивность и помогая восстановить контроль над временем и списком задач. Как и все лучшие решения, такой подход отличается простотой, элегантностью и силой. Аналогичного мнения придерживается и Стивен Кови — гуру тайм-менеджмента и саморазвития. Об этом он подробно рассказывает в своей книге «7 навыков высокоэффективных людей». Кови, как и множество других авторов и экспертов, говорит о том, что достаточно научиться пользоваться простой матрицей из четырех квадратов, чтобы успешно контролировать свою жизнь.

Матрица Эйзенхауэра

Удивлены? Всего две оси и четыре квадрата достаточно, чтобы добиться прогресса в достижении целей. Одна ось отвечает за срочность (по горизонтали), другая — за важность (по вертикали). Этот инструмент тайм-менеджмента часто называют матрицей Эйзенхауэра в честь американского генерала и президента. Он верил, что существует лишь два типа проблем:

1) Повышение продуктивности: срочные задачи, которые редко бывают важными, а также проблемы, кажущиеся важными лишь на первый взгляд;

2) Повышение продуктивности: по-настоящему важные задачи, которые при правильном подходе не превращаются в срочные.

Именно понимание того, к какой категории на самом деле относятся те или иные цели, является ключом к повышению продуктивности. Как говорил Дуайт Эйзенхауэр: «У меня есть две проблемы: срочная и важная. Срочная не является важной, а важная — срочной».

Использование матрицы Эйзенхауэра для определения приоритетов и повышения продуктивности

Повышение продуктивности: Эта матрица невероятно удобна в использовании. Вы можете делать это онлайн или офлайн, в электронном виде или от руки. К тому же сегодня создано множество хороших приложений, еще больше облегчающих эту задачу. Выбирайте тот способ, который эффективен именно для вас.

Повышение продуктивности: Чтобы воспользоваться матрицей, необходимо выполнить несколько простых шагов. Во-первых, перечислите все стоящие перед вами задачи, от выбора того, что приготовить на ужин, до написания важного отчета. Затем примите решение о том, являются ли они срочными или важными, соответствуют двум категориям или же не относятся ни к одной из них. Вот примерные критерии того, как классифицировать цели разной степени актуальности:

Повышение продуктивности: — Срочно: задача должна быть завершена в короткие сроки. Это может быть 1 день, 1 неделя или 1 час. Все зависит от того, насколько объемной является поставленная задача, а также каким количеством времени вы располагаете.

Повышение продуктивности: — Важно: если вы не выполните задачу, это обязательно кто-то заметит, причем этот кто-то имеет большое значение. Если говорить о личной деятельности, то этим человеком можете быть и вы сами. К важным целям относятся любые действия, которые вам нужно выполнить в любом случае, независимо от потраченных на них времени и сил.

Повышение продуктивности: Вот несколько примеров того, как классифицировать различные задачи. Забронировать столик на сегодняшний вечер — это срочно. Но если вы просто встречаетесь с другом, и место вашей встречи не имеет значения, тогда это не важно. Подготовка стратегически важного рабочего документа — это важно. Но если дедлайн для этой задачи не наступит еще в течение 3 недель, это не срочно. Потратить час на свое хобби — важная, но не срочная задача, только если это не способ избавиться от большого стресса и восстановить душевное здоровье.

Повышение продуктивности: Старайтесь быстро определять тип задачи, ваша первая догадка, скорее всего, в итоге окажется наиболее точной. Вы всегда можете исправить изначальную классификацию в случае каких-либо изменений.

Определение последовательности выполнения задач

Повышение продуктивности: Теперь, когда каждая задача классифицирована как важная (или нет) и срочная (или нет), магия продуктивности берет верх над вашей жизнью. После распределения задач по квадратам в матрице начните просматривать их в следующем порядке, выполняя ряд конкретных действий:

Повышение продуктивности: — Срочно/Не важно. Сюда относятся задачи, не имеющие для вас какой-либо ценности. Подумайте о том, есть ли люди, для которых их выполнение может оказаться полезным. Если да, тогда делегируйте задачу этому человеку и вычеркните ее из своего списка. Если же вы не можете делегировать, тогда рассмотрите последствия невыполнения этой задачи. Вы уже определили, что она не является ценной для вас, поэтому уберите ее из списка и двигайтесь дальше. Мгновенное улучшение продуктивности.

Повышение продуктивности: — Не срочно/Не важно. Здесь все еще проще: не делайте этого. Если у цели нет определенного дедлайна, а ее выполнение не принесет существенной пользы, зачем тратить свою драгоценную энергию?

Повышение продуктивности: — Срочно/Важно. Как только вы приступаете к работе, эти задачи первыми привлекают ваше внимание. После расстановки приоритетов в вашем списке дел найдите тихое место, где вы сможете сконцентрироваться на важной задаче и закончить ее как можно быстрее. В эту категорию обычно попадают дела, которые вы часто откладываете на потом, так как они являются сложными или скучными. В книгах по саморазвитию их называют «лягушками». Поэтому если вы хотите, чтобы ваш день стал продуктивнее, сначала съешьте всех лягушек, а потом наслаждайтесь более приятными делами.

Повышение продуктивности: — Не срочно/Важно. Задачи в этом квадрате заслуживают вашего внимания. Как только вы закончите срочные и важные дела, стоит сосредоточиться именно на них. Для этого необходимо заранее выделить время, которое вы сможете посвятить работе над этими целями. Если это крупный проект, составьте расписание и вносите в него изменения по мере необходимости. Придерживайтесь составленного плана, чтобы закончить все задачи вовремя и не находиться в состоянии стресса.

Дайте волю своей энергии

Повышение продуктивности: У вас получилось преодолеть главное препятствие на пути к продуктивности: решить, какие задачи стоит выполнять в первую очередь. Список дел стал короче, так как из него вычеркнуты все пункты, относящиеся к категориям срочно/не важно и не срочно/не важно. Теперь начинайте выполнять оставшиеся пункты списка. «Съешьте лягушек», а затем переходите к важному блоку, не имеющему четких дедлайнов.

Повышение продуктивности: Если, как и другие занятые люди, вы определили большинство задач в квадрат с пометкой срочно/важно, снова используйте матрицу для их приоритизации. Многозадачность является мифом, так как главным приоритетом на текущий момент может быть только одна задача. Поэтому продолжайте сортировать задачи до тех пор, пока не определите наиболее выгодную для вас последовательность их выполнения.

Выработайте систему расстановки приоритетов

Повышение продуктивности: Превратите использование матрицы в привычку, только регулярность поможет вам увидеть прогресс в достижении целей и повышении продуктивности. Вы можете приоритизировать задачи утром или же вечером, чтобы точно знать, с чего начинать следующий день. В особенно загруженные дни можно выполнять это упражнение несколько раз.

Повышение продуктивности: Внезапно появилась новая задача? Просто добавьте ее в матрицу и продолжайте делать то, чем вы занимались до этого. Если же новая задача является срочной и важной, все равно сверьтесь с вашей матрицей, прежде чем приступать к ее выполнению. Возможно, новое дело может подождать, так как текущие задачи гораздо важнее. Лишь немногие ситуации можно назвать действительно чрезвычайными. В большинстве же случаев новые задачи могут быть отложены на 30 минут или час, пока вы не справитесь с текущей работой.

Продуктивность растет с практикой

Повышение продуктивности: Еще одно преимущество использования матрицы Эйзенхауэра — она меняет ваше мышление. Всего за несколько недель вы сможете определить паттерны в своем поведении и использовать эту информацию для более эффективного планирования целей. Постоянное заполнение квадрата не срочно/не важно научит вас говорить «нет». Если же ваше расписание наполнено срочными задачами, вам нужно будет улучшить навыки тайм-менеджмента или же научиться бороться с прокрастинацией. Возможно, ваш график действительно является загруженным, тогда необходимо расставить четкие приоритеты и отказаться от части проектов.

Повышение продуктивности: Матрица «Срочно/Важно» помогает освободить энергию для деятельности, которая имеет для вас реальную ценность, будь это работа, личная жизнь или поиск баланса между ними. Этот инструмент тайм-менеджмента сделает вас более продуктивным и уменьшит количество стресса в вашей жизни.